In die Kalkulation der Kosten für einen Transport fließen viele verschiedene Aspekte ein. Ein wesentlicher Punkt sind das frachtpflichtige Gewicht oder die Lademeter. Also die Kosten, die direkt durch das zu transportierende Gut entstehen. Doch darüber hinaus gibt es viele weitere Faktoren, die auf den Preis wirken. Eine Auflistung zeigt, dass die Kalkulationen teilweise kompliziert werden können. Am Ende steht die Frachtrate für den gewünschten Transport.
Was ist die Frachtrate?
Die Frachtrate ist umgangssprachlich häufig mit dem Preis, der Fracht, für einen Transport identisch. Allerdings handelt es sich streng genommen um das Verfahren, das in einer Preisangabe mündet. Die Frachtrate ist also nicht der Preis selbst, sondern die Kalkulation.
Aus den verschiedenen Einflussfaktoren lässt sich in der Regel eine Tabelle oder Formel ableiten. Diese ermöglicht dem Transportunternehmen, die eigene Frachtrate für den jeweiligen Transport auf Basis der tatsächlichen, ganz individuellen Kosten zu ermitteln. Die Tabellen und Formeln sind dabei immer nur für das eigene Unternehmen korrekt, weil bereits leichte Abweichungen bei Lohn- oder Betriebskosten zu völlig anderen Preisen führen können.
Die Basis: frachtpflichtiges Gewicht und Lademeter
Die wichtigste Größe für die Berechnung der Transportkosten ist die Menge, das Gewicht oder das Volumen des Transportgutes. Ausgehend von sonst identischen weiteren Kosten ist es für ein Transportunternehmen ein Unterschied, ob nur eine Palette zu einem Ziel zu transportieren ist oder eine ganze Anhängerladung voll. Das zeigt sich auch an der Kostenkalkulation. Entsprechend fließen das frachtpflichtige Gewicht als Wiegegewicht oder Volumengewicht oder aber die benötigten Lademeter in die Frachtrate ein. Beide Berechnungsgrundlagen beinhalten in der Regel bereits weitere Faktoren und berücksichtigen in erster Linie die Auslastung einer Ladefläche. Doch daraus allein lässt sich noch kein belastbares Angebot erstellen. Denn das Transportunternehmen muss weitere Kosten in die Kalkulation einfließen lassen.
Welche Kosten fließen in die Preiskalkulation ein?
In die Kalkulation der Frachtrate fließen sowohl fixe als auch dynamische Kosten ein. Während die festen Kosten wie die erheblichen Lohnkosten relativ klar und zumindest perspektivisch absehbar sind, können kurzfristige Änderungen von dynamischen Kosten die Kalkulation stark beeinträchtigen. Der Klassiker: Die Entwicklung des Dieselpreises beim Lkw-Verkehr kann Gewinne innerhalb weniger Tage stark steigen lassen oder diese sogar in einen Verlust verwandeln. Obwohl der Preiswettkampf in der Transportbranche sehr hart ist, müssen speziell Kalkulationen für Langstrecken einen gewissen Puffer enthalten.
Die folgenden Kosten fließen in die Preiskalkulation ein:
- Lohnkosten für Fahrer/Frachtführer,
- Streckenkosten (Benzinkosten, Mautgebühren, Höhenmeter, Grenzkontrollen usw.),
- Fahrzeug- und Abnutzungskosten (Versicherung, Verschleiß - speziell Lkw-Reifen),
- Wartezeiten beim Verladen,
- Zollkosten, güterabhängige Steuern,
- Overheadkosten (im geringen Umfang anteilige Betriebskosten),
- Leerfahrt vor oder nach dem Transport,
- vereinbarter Tausch von Paletten, Containern o. Ä.,
- Aufschläge für benötigtes Gerät (Stapler, Ladesicherungsmaßnahmen, ggf. zusätzliches Personal),
- Zuschläge oder Nachlässe für saisonale Schwankungen (nach Auslastung),
- Aufschläge für kurzfristige Aufträge,
- Modifikationen durch benötigte An- und Abfahrtzeiten,
- Nachlässe für Beiladungen.
Darüber hinaus spielt die Planbarkeit von Transporten eine wichtige Rolle. Je spezieller der Laderaum sein muss, desto eher müssen Unternehmen einen Aufschlag nehmen. Zum Beispiel ist dies der Fall, wenn die eigenen Kühlcontainer alle im Einsatz sind oder spezielle Tanklastwagen schwer verfügbar. In solchen Fällen lassen sich die Unternehmen entsprechende Aufträge besser bezahlen. Abschläge wiederum kann es geben, wenn ein Unternehmen gerade eine Flaute erlebt und übermäßig viele Transportmittel verfügbar sind.
Transportkosten: weitere Einflussfaktoren
Bei Luft- und Seefracht können Unternehmen die eigenen Kosten möglicherweise durch bestimmte Vereinbarungen wie Charterverträge reduzieren. Durch die Kooperation verschiedener Unternehmen zu Charterallianzen ist es möglich, eigene Transportkapazitäten zu optimieren und so bessere Preise anzubieten.
Ebenso ist es möglich, über Subunternehmen die Preise weiter zu drücken. Eine optimale Auslastung der Transportkapazitäten durch eine Teilnahme an Frachtbörsen kann ebenfalls dazu führen, die jeweiligen Transportkosten zu senken.
Nicht zuletzt kann es unternehmerische Entscheidungen geben, ein Angebot für bestimmte Kunden etwas höher oder niedriger ausfallen zu lassen. Möchte ein Transporteur zum Beispiel einen Großkunden gewinnen, ist die Kalkulation möglicherweise an der Grenze zum Break-even (Punkt, ab dem aus dem Umsatz Gewinn wird). Diese unternehmerischen Entscheidungen können je nach Kunde und eigener Auftragslage einen erheblichen Einfluss auf die Preiskalkulation haben.
Parktisch: Softwarelösungen für Transportunternehmen
Die Kalkulation von Frachtraten ist sehr aufwendig. Speziell bei sich häufig ändernden Kosten oder schwankenden Auslastungen sind Berechnungen außerdem fehleranfällig. Daher nutzen viele Unternehmen eine Spezialsoftware für die Ermittlung der Transportkosten. Die dort hinterlegten Faktoren beinhalten zum einen die betriebsinternen Positionen, zum anderen fließen aktuelle Preisentwicklungen für zum Beispiels Treibstoff automatisch ein. Die so erstellten Berechnungen sind eine zuverlässige Stütze für die Abgabe von Angeboten, die sowohl den Kunden zufriedenstellen, als auch den eigenen Gewinn optimieren.
